Jak ustawić autoresponder w SALESmanago

Patrząc na możliwości, SALESmanago jednym z najbardziej rozbudowanych systemów na polskim rynku. Prostota obsługi nie jest jednak jego najmocniejszą stroną. Niewiele funkcji jest tam możliwych do wyklikania w ciągu dwóch minut. Jeśli zrozumiemy mechanizmy i sposób działania systemu, można ustawić znacznie więcej niż w jakimkolwiek systemie Email Marketingowym, często znacznie więcej niż w kilkukrotnie droższych systemach zagranicznych typu Marketing Automation. Niestety nawet ustawienie prostego autorespondera wymaga przejścia kilkunastu kroków. Trzeba również zastanowić się dobrze jak ma on działać i w jaki sposób będziemy kontrolować efekty – później bowiem możemy nie mieć dostępu do niektórych danych. Nie ma się co przerażać, nie jest to jednak technologia kosmiczna, każdy jest w stanie ustawić to po lekturze poniższego wpisu.

W SALESmanago nie ma funkcji „ustaw autoresponder” – musisz go zaprogramować regułami automatyzacji

Zacznijmy od podstaw: autoresponder to narzędzie uruchamiające wiadmość lub cykl wiadomości email w określonych odstępach czasu od wykonania jakiegoś zdarzenia przez użytkownika. Może to być np. mail z potwierdzeniem rejestracji, wiadomość z podziękowaniem za dokonanie zakupu, cykl kilku wiadomości w 3-dniowych odstępach po zarejestrowaniu się na newsletter, przesłanie maila z linkiem do pobrania poradnika do osób które wypełniły formularz etc. Autorespondery z założenia nie reagują na późniejsze zachowanie użytkownika – wykonanie akcji uruchamiającej cykl wiadomości uruchamia ich wysyłkę bez względu na późniejsze działania. Takie kampanie nazywa się drip campaing i są podstawową wersją automatycznej komunikacji. Kampanie typu lead nurturing są trudniejsze do opracowania i ustawienia, potrafią jednak wchodzić w interakcję z odbiorcą, są więc odpowiednikiem rozmowy – autoresponder to odzwierciedlenie rozmowy, w której…nie słuchamy co mówi odbiorca. Nie zawsze jednak jest to wada – są sytuacje w których stosowanie rozbudowanych rozwiązań po prostu się nie opłaca, bo ilość czasu i pracy poświęcona na optymalizację i ustawienie nie zwraca nam efektów. Nie ma nic złego w rozpoczęciu od prostych działań i optymalizowaniu ich w późniejszym okresie.

Natura autorespondera wymaga współistnienia trzech elementów:
– stworzenia wcześniej wiadomości, które mają być wysyłane.
– korzystania z systemu, który potrafi wysyłać wiadomości automatycznie po zaistnieniu zdarzeń.
– dostarczenia do tego systemu informacji, że zdarzenie miało miejsce.

W SALESmanago całość programuje się przy pomocy reguł automatyzacji. Ten sam moduł wykorzystuje się do ustawienia wszystkich, również najprostszych automatyzacji i to jest główne utrudnienie – ustawienie zaawansowanych, customowych funkcji bywa prostsze od tych zdawałoby się podstawowych.

Punkt pierwszy, czyli stworzenie wiadomości email. Tu mamy do dyspozycji dwa narzędzia – standardowy edytor HTML i prosty edytor wizualny maili responsywnych. To nie miejsce żeby się na tym skupiać, zakładam, że potrafimy już stworzyć wiadomości. Musimy stworzyć wiadomości i zapisać je na liście email standardowych pod unikalnymi nazwami – to pierwszy krok.

Krok drugi to dostarczenie do SALESmanago informacji o tym, że autoresponder ma zadziałać. To największe z utrudnień, bo system nie w zasadzie nie udostępnia wtyczek – najczęściej informacje trzeba podać do systemu korzystając z API, opcjonalnie wykorzystać unikale adresy URL. Jedynym prostym, ale w wielu przypadkach wystarczającym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemowych modułów do tworzenia formularzy, pop-upów i sidebarów do zapisu na newsletter. Dla uproszczenia opiszmy ten przypadek

Autoresponder po zapisie na newsletter

Należy zacząć od podstaw – dostarczenie informacji o zapisie definiuje się już przy tworzeniu formularza. W jaki sposób? Jest kilka opcji, jednak w zupełności wystarcza odpowiednie otagowanie osób, które wypełniły formularz, a jeszcze lepiej tych, które potwierdziły subskrybcję. Wchodzimy w edycję formularza i wpisujemy dwa tagi – ten dodawany po zapisie na formularz (będą go mieli wszyscy którzy wypełnili formularz), oraz drugi, dodawany po kliknięciu w link z potwierdzeniem.
obraz1

W regułach automatyzacji będziemy wykorzystywali do uruchomienia autorespondera drugi z tagów – po potwierdzeniu zapisu. Dlaczego nie chcemy uruchamiać reguł dla wszystkich zapisanych?

Po pierwsze – to nielegalne. Nie można wysyłać informacji marketingowych do osób które nie dokonały potwierdzenia.

Po drugie – co wiąże się z pierwszym – aby zablokować możliwość przypadkowego łamania prawa, wszystkie kontakty które nie potwierdziły subskrybcji mają w SALESmanago ustawiony status opt-out. W związku z tym wysyłanie do nich wiadomości jest zablokowane. Nawet jeśli reguły autorespondera zadziałają,wiadomości się zakolejkują, to ich status wysyłki zostanie ustawiony jako „failed” i emaile się nie wyślą, a nam zaburzy to wyniki kampanii.

Ustawianie autorespondera w regułach automatyzacji

Teraz pozostaje nam już tylko ustawienie samej reguły. Wchodzimy w menu automatyzacja->reguły automatyzacji, wybieramy opcję „dodaj nową” i wprowadzamy ustawienia.

W najprostszej opcji potrzebujemy tylko jednego zdarzenia – kontakt został otagowany tagiem „newsletter_potwierdzony” (lub jakimkolwiek innym jaki wpisaliśmy w ustawieniach formularza). Dodanie tego tagu (a więc potwierdzenie subskrybcji) powoduje uruchomienie reguły dla tego kontaktu.

Teraz pozostaje nam już tylko wybrać maile które mają być wysyłane i ustawić odstępy czasowe, ważne: wszystkie odstępy są liczone od momentu wypełnienia formularza, a nie od momentu wysłania poprzedniej wiadomości.

Przykładowo ustawienie wysyłające 3 maile w odstępach dwudniowych od wypełnienia może wyglądać tak:

obraz2